Мы постоянно решаем какие-то задачи. И часто мы не успеваем разобраться со своими проблемами и задачами, как появляются новые.
Мы хватаемся то за одно, то за другое. Но в условиях многозадачности не успеваем все проанализировать и принять правильное решение.
Многие проблемы и задачи так и остаются «висеть», мы их откладываем и откладываем в надежде, что когда-нибудь разберемся, когда-нибудь решим или они сами как-то решаться.
Разобраться с делами может помочь матрица Эйзенхауэра. Она поможет определить приоритетные и второстепенные дела.
Можно составить матрицу для рабочих дел и отдельно матрицу для личных дел.
Как ее составить.
1. Напишите список накопленных дел.
2. Разбейте их на важные и не важные, а также на срочные и не срочные.
Как понять, важное это дело или нет? Это зависит от ваших целей. Если дело соответствует вашим целям, то оно важное.
Как определить, срочное дело или нет? Это зависит от того, будут ли последствия, если вы не выполните дело.
Также имейте в виду, что срочность и важность дел определяется на данный момент времени.
3. Разделите листок на 4 части. Задачи будут делиться на 4 группы:
— важные и срочные
— важные, но не срочные
— не важные, но срочные
— не важные и не срочные
Важные и срочные – это задачи, которые надо сделать в первую очередь. Есть жесткие сроки выполнения (1-2 дня). Эти дела напрямую связаны с вашими целями или их невыполнение может привести к неприятностям.
Важные, но не срочные – это долгосрочные задачи, которые надо решить в течение какого-то времени (например, в течение недели, месяца, 3-х месяцев, года). Их надо делать постепенно, чтобы не устраивать себе дедлайн.
Неважные, но срочные – это задачи, которые можно кому-то делегировать, чтобы сосредоточиться на более важных задачах.
Например, звонки по телефону, планирование мероприятий и встреч, отправление электронных писем можно поручить кому-то другому.
Уборку в квартире можно автоматизировать, например, купить робот-пылесос или моющий пылесос, с которым можно быстрее справиться с этой задачей.
Неважные и не срочные – это задачи, которые можно отложить на неопределенный срок. Это приятные для нас дела: чтение книг, общение с подругой, просмотр фильма, поход в ресторан, прогулка в парке и др.
Также имейте в виду, что иногда возникают чрезвычайные ситуации, и наши приоритеты в делах могут сразу измениться.
Таким образом, дела надо делать по убыванию важности и срочности. В один деть не должно быть более 3 важных и срочных дел. Если не успеете сделать неважные дела, то их можно перенести на следующий день.
И не стоит забывать о том, что важно чередовать вместе с делами отдых.
Ирина Базан